生成AIを試したけれど、結局自分の作業は減っていない……と感じていませんか？
「生成AIを使えば仕事が楽になる」と聞いて、ChatGPTなどを試してみた人は多いと思います。
実際に文章のたたき台、アイデア、PowerPoint資料の案やスライドを作ってもらうと、確かに優秀です。
でも、作成に必要な情報はこちらが用意しなければいけません。
たとえば、営業会議資料を作る場合に必要な営業日報を集めてアップロードする。プレゼン資料作成を修正するために都度資料をアップロードしなおす、といった具合にです。
こういった合間合間の指示まで生成AIで行わせたいのであれば、AIエージェントが必要です。
今回はAIエージェント活用の実例をご紹介しながら、AIエージェントの始め方を分かりやすくお伝えします。
AIエージェントとは？例えるなら「相談役」と「社員」の違い
生成AIチャットとAIエージェントの違いは、次のように考えると分かりやすいでしょう。
生成AIチャットは、例えるなら相談役です。
質問をすれば幅広い知識をもとに意見をくれます。
文章の案、会議の進め方、企画のアイデア、Excelの関数など、多くのことに答えてくれます。
一方で、相談役は聞かれなければ動いてくれません。自社の業務を事細かに知っているわけではありません。
その都度「この仕事はこういう流れです」「この表のこの部分を見てください」と前提を伝え、受け取った回答をもとに人の手で進めていきます。
対するAIエージェントは、自分の机とノート、そして実際に動かせる手足を持つ社員のようなものです。
とはいえ、最初は新入社員です。知識は豊富でも、会社独自のルール、例えば営業の進め方や会議資料の見方、会計上のルール、顧客管理表の使い方といった会社独自の業務知識を知りません。
だから最初にやらなければいけないことはこうです。
「営業日報はここにある」「会議資料はこの形にする」「この数字は必ず確認する」
といった教育です。
AIエージェント、特に今回ご紹介するChatGPT Workでは、「プロジェクト」という名の作業机で作業をします。プロジェクトごとに必要な情報や作業方針を整理し、複数の工程を進められます。プロジェクト内で提示された情報や手順を事細かにノートにメモしていき、作業をしてアウトプットを作ります。
最初は期待した結果じゃなかったとしても、人が指示をし直すことで手順が明確になり、次第にミスをしなくなります。
なお、メモを取る、次回メモを活用する、といった指示も必要ですが、それについては別の機会でお伝えしたいと思います。
このようにAIエージェントをイメージしてみるといかがでしょう？
生成AIチャットとAIエージェントの違い
生成AIチャットとAIエージェントの違いについて、簡単な表にしてみました。
| 観点 | 生成AIチャット中心の使い方 | AIエージェントとして整えた使い方 |
|---|---|---|
| 作業場所 | チャットの中でのやりとり。 必要な都度、会話とファイルを渡す。 | エージェントというアプリを使う。 作業に必要なファイルは自分のパソコンの中にあり、エージェントを経由して必要な操作を行う。 |
| 進め方 | 人が質問し、回答を受け、次の作業を依頼する。 | 手順書があれば、それに沿って、複数工程をつなげて進める。 |
| 成果物 | その都度、案や修正版がチャットの中に作られる。それをダウンロードして確認する。 | 手順の中で成果物を作るタイミングを決め、それに沿った内容がPC内に作られる。 |
| 利用できるアプリ | チャットサービスによって異なる。例えば画像生成、Python言語でコーディングされたプログラムの実行。 | AIエージェントによる。外部サービスとの連携やPCに入れるプログラムを増やすことで対象を広げられる。例えばExcelVBA、Java開発・実行環境など。 |
| 実行のきっかけ | 人が依頼したとき | 対応する製品・契約・連携設定によっては、定期実行やデータ更新をきっかけに動かすこともできる。 |
| 人が行う事 | 都度都度の指示だし、確認。 AIが提案したことを実践する。 | ゴールの設定、手順の提示後は必要に応じた中間作業のチェック、最終成果物に対するチェック。 |
実際には、個々の製品によって出来る事は変わりますので、参考程度にとらえてください。
AIエージェントで業務効率化しやすい仕事
AIエージェントが特に力を発揮しやすいのは、「毎回同じような手順がある仕事」です。
たとえば、日報を集めて会議資料にする、売上データを決まった手順で集計する、問い合わせ内容を整理する、定型の文書を下書きする、といった仕事です。
定型業務の効率化といえば、今まではプログラミングによってできたツールを動かすことでした。
しかし、曖昧な判断が必要な部分はお手上げでした。
AIは曖昧さを適度に判断することが出来る点で優れています。
人が最終確認する前提であれば、データ集計方法を模索する、文章を下書きする、資料の構成を考える、候補を洗い出す、といった曖昧な指示も任せられます。これがAIを使う一番の理由です。
もう一つは、手順をAIがプログラミングしてくれて定型業務ツールを作ってくれる点です。
今までは専門家に依頼して作ってもらったり、汎用パッケージ製品を使って運用を合わせる、という事をしていましたが、AIによってプログラミング出来て動かすことが出来てしまえば、以後はAIを使わなくても定型業務をPC上で行えるようになる、という事です。これは大きいです。
入力、出力、どうやって、人の確認 この４つを決める事が肝要
何か仕事を依頼するにあたって、重要なのは「何を入力にするか」「何を出力するか」です。
たとえば営業会議資料なら、入力は日々の営業日報、出力は毎週の会議で使う資料です。
このようにスタート（入力）とゴール（出力）を決めれば、後はどうやって進めばよいかを考えるだけです。
今まではこれも人が行っていましたが、この「どうやって進めるか」をAIで行えるようになったのです。
ただし、「どう進める」という手順が必ずしも正しいとは限りません。AIだろうが人だろうが、そこは同じです。
だから「どこを人が確認するか」を決めること、チェックする体制が必要なのです。
AIに任せられるのは「作業」、それに対し「チェック」をするのは、相変わらず人間です。
確認作業をいかにして減らすかが効率化の鍵
冒頭で「生成AIを試したけれど、結局自分の作業は減っていない……と感じていませんか？」
そう問いかけましたが、それは確認作業、つまり人が行う部分が減っていないからです。
先の表を見ていただくと分かりますが、人が行う部分は、生成AIチャットが多いです。
AIエージェントをお勧めしているのは、確認作業を含めた「人が行う部分」を更に減らすことができるからです。
でもノーチェック（確認ゼロ）は危険だから、「どこを人が確認するか」を見極めるのが重要なのです。
実際のAI活用事例
ここからは、AIエージェントの活用事例をご紹介いたします。
ここでは、AIエージェントにプログラミングをさせて定型業務を半自動化させた事例を２つご紹介します。
AI活用事例1｜データを集計して営業会議資料を作る
とある施工会社では、売上改善が課題で、営業の働きに活路を見出していました。
案件管理ツールはあり、そこから毎週の営業会議資料を作りたいと考えていました。
しかし、社員は既存業務で忙しく、資料を作る余裕がありません。
社長ご自身も他の仕事に追われ、資料作成が後回しになっていました。
営業会議を開いても、十分な数字や進捗を共有できなければ、課題を話し合うことも、営業担当者の努力を認めることも難しくなります。ツールを使って情報は集まっているのに、会議で活かせない状態でした。
そこでAIエージェントの活用を提案したところ、「やってみたい。ただ、自分のPCにどう入れたらよいのかすら分からない」そのような回答をいただきました。
そこで、Zoomで画面を共有しながらAIエージェント導入から進めることになりました。
やったことのない人に対して必要なことは、まずはやってみせることです。
余談ですが、Zoomなどオンライン対応が出来るようになったのは、本当にありがたいです。
まず行ったことは、AIエージェントを利用できる環境を整えたことです。
この方は既にChatGPTを使われていたので、ChatGPT Workをご紹介しました。
ツールを特定することはせず、その人の利用状況にあわせたかたちで進めました。
ツール導入が終わって次に行ったのは、入力と出力を決めることです。
入力は、案件管理ツールから得られるCSVデータで、個々の明細はあります。
出力は、営業別の見積作成数や受注数といった数字でした。
続いて、どうやって入力から出力を作るのかを決めました。
今回は、プログラムを作ることで対応しました。普段、営業資料をExcelで作られていたので、Excel VBA（マクロ）が相性がよいと判断しました。
入力、出力、どうやって、が決まりましたので、AIに指示を出したら早速作ってくれました。
途中１～２回は修正は行いましたが、３０分ほどでまずは最初のプログラムが出来て、実際の数字を出すことができるようになりました。
その後、お客様自ら積極的にAIエージェントを使い始めるようになりました。
レクチャー中の１時間で営業資料を何度もブラッシュアップできるようになりました。
１時間前までは何もできなかったのが、この急成長ぶりは目を見張るものがありました。
この方はIT相談役利用者ですので、数週間後に行われる営業会議の結果をフィードバックをいただく事になりました。それについては時期が来たら追加でご案内いたします。
AI活用事例2｜EC売上データから会計インポートデータを作る
通販事業を営む方から、売上件数が増えるにつれて経理処理が大変になってきた、という相談を受けました。
1件の売上でも、内容によって数件の仕訳が発生します。売上が増えることは喜ばしい一方で、同じような仕訳を何度も手で入力する負担が増え、入力ミスへの不安も大きくなっていました。
このような課題に対し行ったことは、事例1と同じです。
入力と出力を確定させ、どう処理するか、を決めました。
入力は、ECサイトの管理画面から取得できる売上データ。
出力は、会計ソフトに取り込める形式のデータです。
どうやって、は今回もExcel VBA（マクロ）を使ってプログラミングすることにしました。
出力については、会計ソフト側に合わせる必要があります。
公式ドキュメントでインポート形式の記載がありましたので、これはAIに読み込んでもらいました。
次に、「この売上ならこの仕訳にする」という仕訳パターンを決めました。
ここはAI任せでもいけるかもしれませんが、社内ではこういう仕訳を行う、というルールがありますから、そこはAI任せにしてはいけません。
ルールも明確だと間違いも減りますから、プログラミングも早かったです。
修正することなく、そのまま利用可能なツールを作ることが出来ました。
結果、毎月約1時間かかっていた作業が数分で済むようになりました。
繰り返し発生する作業ほど、入力・出力・ルールを整理して仕組化する効果は大きいです。
２つの事例のまとめ、補足
先に補足すると、実は２つの事例はAIエージェントを活用しきったとは言い切れません。
AIエージェントでExcelVBAを作って半自動化はしましたが、完全自動化には至っていません（完全自動化もAIエージェントの使い方を工夫すればできるようになります）。
ただ、AIエージェント初挑戦の方であっても、十分な効果は得られるという事を示すために、このような事例を挙げさせていただきました。
また、AIによるコーディングはAIチャットでもある程度はできますので、必ずしもAIエージェントを使わないといけないわけではありません。しかしながら、チャットよりもAIエージェントでコーディングするだけで効率は劇的に改善しますから、これだけで十分AIエージェントを使う価値はあります。
2つの事例に共通するのは、業務で使う入力、求める出力、どうやって、人が確認するところを決めてAIエージェントに依頼する事で、繰り返し使えるツールを新しく作ることができた、という点です。
AIエージェント活用を始める5ステップ
ここまでの事例を見て、「自社でも何かできそうだ」と思われた方もいるでしょう。ただし、最初から会社全体を大きく変えようとする必要はありません。次の5ステップで、小さく始めることをおすすめします。
繰り返し発生する仕事を書き出す
まずは、毎日、毎週、毎月のように繰り返している仕事を書き出します。日報の集計、会議資料づくり、見積書の下書き、売上データの転記、問い合わせの整理、SNS投稿案の作成などが候補です。「面倒だが、誰かが必ずやっている仕事」を探してください。
時間・ミス・属人化の課題がある仕事を1つ選ぶ
候補がいくつも出たら、最初は1つだけ選びます。時間がかかる、転記ミスが心配、特定の人しかできない、担当者が休むと止まる、といった課題がある仕事が向いています。効果を確認しやすい、毎月の集計作業や定型資料の作成から始めるとよいでしょう。
入力・出力・どうやって・人の確認を決める
次に、業務を分解します。
- 何を入力にするか。
- どのような形で出力したいのか。
- どうやって実現するか。
- AIにどこまで任せ誰が確認するのか。
この4点を明確にすると、必要な仕組みが見えてきます。
小さく試し、結果を比べる
最初から完璧を目指さず、まずはこの情報だけ。次はこれとこれ、というように範囲を決めて試します。
作業時間がどれだけ減ったか。手戻りは増えていないか。出力は実際に使えるか。人による確認にどれだけ時間がかかったかを比べます。
AIを使ったからといって、最初から大幅な時間短縮になるとは限りません。最初は業務を教える時間、ルールを決める時間、修正する、といったように時間が多くかかります。
効果が出た仕事から広げる
1つの業務で手応えを得られたら、似た仕事へ広げます。
会議資料がうまくいけば、月次報告資料や提案資料へ。
売上データの加工がうまくいけば、在庫確認や発送データの整理へ。
小さな成功を重ねることで、社内でもAI活用への不安が減り、次の取り組みにつながります。
導入前に決めたい3つのこと
AIエージェントを使う前に、最低限決めておきたいことが3つあります。
1つ目は、何を改善したいのかです。「AIを入れたい」ではなく、「毎週の会議資料を作る時間を減らしたい」「仕訳入力の転記を減らしたい」と、業務の言葉で決めます。それに対する費用対効果も見てみましょう。日々の業務にかけている人件費がどれだけ減らせるか。AI導入費用はそれに見合うものなのか。誰にAIエージェントをマスターしてほしいか、といったところも併せてみる必要があります。
2つ目は、どのデータを使ってよいかです。いわゆるセキュリティ対策です。
売上、顧客、会計、人事などの情報には、外部に出してはいけないものが含まれる場合があります。使うAIサービスの設定、契約内容、社内ルールを確認し、必要以上の情報を渡さないようにしてください。
3つ目は、誰が確認し、問題が起きたときにどう直すかです。いわゆる運用ルールの取り決めです。
会計データなら経理担当者、営業資料なら営業責任者、顧客管理表なら運用担当者など、最終確認の担当を決めます。AIが作ったものをそのまま使うのではなく、確認して改善する流れを最初から業務に組み込みます。
何から始めるか迷ったらIT相談役へ
AIエージェントを使った業務効率化では、特定のツールを選ぶことだけが重要なのではありません。自社ではどの仕事から始めるべきか、どこまで自動化するのか、どのデータを使うのか、費用に見合うのか、といった方針を考える必要があります。
「AIに興味はあるが、自社のどの業務で使えるのか分からない」「導入の話を聞いても、何を判断すればよいか分からない」という場合は、第三者と整理することも有効です。
株式会社エン・PCサービスのIT相談役サービスでは、システム、Webマーケティング、コンテンツ制作などを含め、IT活用の方針や優先順位について相談できます。特定ツールの操作方法だけではなく、自社にとって何をするべきかを考えたい経営者の方に向いたサービスです。
ご興味のある方には、初回無料相談で現状を伺い、この記事でご紹介した「入力・出力・進め方・人の確認」の4点をもとに、御社で小さく始められる業務をご提案します。
また、AI活用時に注意すべき情報漏洩といったセキュリティ対策に不安を持たれている方には、状況に応じた解決案をご案内いたします。
まとめ｜AIエージェントは「1つの仕事」から育てる
生成AIチャットは、優秀な相談役です。答えやアイデアをもらうだけでも、十分に役立ちます。一方で、答えを受けて実際に仕事を進めるところまで変えたいなら、AIエージェントという考え方が役立ちます。
最初に必要なのは、大きなシステム導入ではありません。繰り返し発生する仕事を1つ選び、入力と出力を決め、人が確認する場所を決めることです。営業日報から会議資料を作る、EC売上から会計用データを作る、顧客管理表を安全に改善するといった小さな仕事から始めれば、AI活用は現実的なものになります。
AIエージェントは、導入しただけで魔法のように働く存在ではありません。
人が目的を伝え、記録を残し、成果物を確認しながら育てていく、仕事を進めるためのパートナーです。
まずは今いちばん困っている繰り返し作業を書き出してみて、AIエージェントに取り組んでみてください。