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社員ブログ - 仕事から たわいの無い話まで ざっくばらんにご紹介します。

2020/04/16

テレワークでのストレスを減らす心得

テレワークでのストレスを減らす心得

出勤者を7割減らすよう国から要請され、テレワークを始めた(始めさせられた?)方々も増えているのではないかと思います。
元々私は会社にする前個人でやってましたから、テレワークは当たり前でお客様や協力会社の人たちともPCを介在して行っておりました。今の社員さんたちも元はそういう人たちでしたので、何の手間もなく会社全体でテレワークを実現できていますが。
テレワークを始めて間もない人たちからは、慣れないところからの色んな不満の声やストレスがたまる、なんて声が聞こえてきています。
そこで今回は、テレワークあるある(問題)から、それに対する心得とは何か、という流れで話を進めていきたいと思います。

依頼が面倒になる。想い通りに伝わらない。

今まで同じオフィス内にいた人たちと仕事のやり取りができていたのに、今はイチイチ電話やチャット、メールを使ってやりとりしないといけないから面倒だし。そもそも目の前で同じ資料を使ってやり取りできないから、伝えるのが本当に面倒になった。

先に答えを言うと。
1.電話で進める
2.メールやチャットなどの文字ツールで要件や思いを伝えない。
 既に決まった事、又は資料の送付程度にする。
3.資料の共有が必要な場合は、画面共有ができるツールを使いなさい
この3点なのですが。特に2.は重要なポイントです。

電話やテレビ会議は正直つながるまでの手順があるため面倒です。だからだんだんと声を発しなくなり、文字だけを使ったコミュニケーションに人はなってきます。
でも、これはトラブルのもとになります。
何かというと、「思い込みが激しくなる」「時間がかかる」です。

メールやチャットでは、声での会話には、「抑揚」「間」といった表現ができません。だから、メールを読む側は自分の解釈で受け取りやすくなります。さらに、十分に理解しなかったり読み違えたり。そして驚き、相手に対し何らかの不満を思うようになります。

そして、文章を書くのは時間がかかります。読むのも同じく時間がかかります。返事を待つ時間も必要なので、ちょっとしたやりとりに多くの時間を割く事になります。

昔から言われてきたことではありますが、改めてこうした問題があるのだと思い返すとよいでしょう。そして、そうした問題(思い込みから始まる勘違い)があることを知れば、電話した方がいいね、となります。

これはメールやチャットといった文化になれた若い世代には、特に要注意です。
普段プライベートで使う分にはあまり問題はならないからです。でも仕事の場合は「依頼する」ことが圧倒的に増えます。
そして、この「依頼」は一歩間違えば強要ととらえられる性質のものである、という事を知るとよいでしょう。
だから、なおの事電話といった肉声が届くツールが良いのです。

電話などの音声ツールは、作業が止められるからキライ

私も正直この意見に賛成な派です(笑)。
特にクリエイティブなことをしている人たちにとっては重要な問題。テレワーク関係なく対面でも話しかけづらいという事があります。

電話の一番の問題は、相手のタイミングを気にかける事なく一方的にコミュニケーションを始められること。自分のタイミング関係なく会話が始まるから「邪魔をするな」という感情が芽生えるのです。
だから電話を受ける方はストレスになるし、ストレスを持ったまま電話に応答すると、かけた人もそれは伝わります。だから「自分は悪かった」「何イライラしてるの?」となり、今度は電話をかけづらくなるのです。
これが、上で書いた「メールやチャットツール」に依存する原因となるのです。

こういう時に効果的なのは「チャットツール」。
上で書いたこととは矛盾しませんよ。
ポイントは「質問があるので電話していいですか?都合の良いときに折り返し電話下さい」と書く事です。
これで、いきなり自分の時間を取られた、邪魔するな、にはなりません。

家族に仕事を邪魔される

自宅で仕事をすることで一番聴く声が、「子供うるさい!」「買い物とか家事を頼まれる」といった、仕事に集中できない、といった声です。

これは、会話が通じる相手であればある程度防ぐことができます。
それは何かというと

  • 仕事中は仕事に集中させてほしいから、この時間帯は声をかけないでほしい。
  • いつ休憩する(仕事を終える)

を明確に伝える事です。

これは一方的に要求してもダメですよ。
例えば、奥さんなど家事をしている人を対象にするのであれば、つい家にいるから手伝ってほしい、と思うのは普通の事です。
それを悪い事(例えば邪魔をする、例えば自分の事を分かってくれない)と解釈したうえで会話を始めるから、その気持ちも伝わってしまうのです。
これが一方的に、という意味です。
相手には悪気はないだろうが、そう思ってしまうかもしれない。それを十分理解したうえで、自分の状況を伝えて理解をもらう事です。

そういう意図で、仕事をしている時間帯、仕事をしない時間帯を明確に伝えれば、大抵はその時間帯は声がかかる事なく仕事に集中できるようになります。

相手が子供の場合は?会話ができる年齢であれば、大丈夫です!
理解は遅いかもしれませんし、何度も言う必要はあるかもしれませんが、絶対に伝わります。

もちろん、先ほども書きましたが、一方的な要求はNGです。
相手(お子さん)も立派な人格をもった人ですから。お子さんの権利(遊びたい)という権利を尊重したうえで・・つまり、自分の仕事とお子さんの遊びを比較して、自分の仕事の方が大事、とかそういう比較をしない、という事ですが。

お互いにルールを決めて、例えば時間帯を決めてお互い同じ場所でやることを決めましょう、という事です。

要は、自分の状況と相手(家族)の状況をお互いしっかりと会話し、お互いを承認し、お互いの立場を理解したうえで、同意をもったうえで取り組みましょう!という事です

会話が通じない相手である場合は?

例えば赤ちゃんとか、動物とか。又は遊びたい盛りの子供とか。
何が起きるか分からない状況で仕事がうまくいくかどうかわからない、という状況です。
ここで何がストレスになるかを考えてみるとわかりますが。
「普段であればここまでは出来るであろう」という自分自身の期待通りにならない事に対するストレスです。さらに言うと、期待通りにならない、という事を同じ仕事をしている人達に伝わる事で、何かしらのマイナス評価を受ける事に対するストレスであるかもしれません。

こういう場合は、同じ仕事をしている仲間たち、または上司に対し、テレワークで自分が置かれている状況をまずは伝える事です。
ここでのポイントは、「できません、無理です」ではなく、「こういう状況のもと何ができるかを一緒に考えてほしい」、という依頼として伝える事です。

慣れない環境で困っている、作業環境が最適ではない、という事はみんな分かっています。仮にわかっていない人だったとしても、それを「できない」から伝えるのでは相手にも驚きや反感を与える事になり、聞く耳を持ってくれなくなりますから、そうではなく「助けてほしい」「力を貸してほしい」というスタンスで今の状況を事実として起きている事として明確に伝える事がポイントになるのです。

結果的に、仕事のパフォーマンスが落ちる事もあるでしょう。もしかしたらテレワークの方法が変わるかもしれません。
ただ、こういう会話(コミュニケーション)をとって仕事仲間と合意を得る、ということが本当に必要ということです。

結論、会話がすべて

状況環境が違うからストレスになる、という根本の原因は何か、を考えたときに。
すべては関わる人たちとの不十分なコミュニケーションが生みだす、同意されていない状態なのだ、ということを知る事が肝要です。

今までと違うなかで同じ成果を生み出すことは出来ないのに、オフィスで行っていたことを同じ成果を期待できるわけがありません。
そこに対しお互い合意を得て不安(ストレス)を取り除いていくにはお互いが感じている事を、「自分は何ができるか」という立場で会話に関わり続ける事が必要なのです。

そして、ここでいう会話とは「不平不満を言う事ではない」という事を知ってくださいね。

以上です!
この話は、テレワーク以外の全ての分野でも使える事なので、ぜひ活用してほしいです!

それでは、素敵なテレワークを!(笑)

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